スプレッドシートで在庫管理表を作ったので500円で販売します(受注と発注機能付き)

知り合いから業務効率化して欲しいと相談を受けスプレッドシートで業務効率すべく【受注・発注・在庫管理シート】を作成しました!

知り合いに作った【受注・発注・在庫管理シート】はその会社でしか使えないため、誰でも利用できるよう汎用を持たせて改良したものを販売することにしました。

業務効率は好きで自分の業務では取り入れているのですが、その依頼者さんはパソコンが使えないため、iPadで管理できるように作成しました。

現在、依頼者さんはiPadのスプレッドシートアプリから【受注・発注・在庫管理シート】を使っています。

もともと、100%アナログな職場なので全てをデジタルに移行することはできないため、発注書はプリンターで紙に印刷することも必要ではありますが、全体的にデジタルに移行していく第一歩になりそうです。

※AirPrint対応のプリンターならiPadから無線印刷が可能です!

無料で作れて、Googleが今後サブスクリプションを導入しない限り、現状は無料で使い続けられる。(実際にここまでかかった費用は0円。)
同時編集が可能、ということで、今回はエクセルではなくスプレッドシートを採用しました!

それでは今回作った【受注・発注・在庫管理シート】についてご説明します。

【受注・発注・在庫管理シート】の内容や機能

●関数について

【受注・発注・在庫管理シート】は主にSUM関数やVLOOKUP関数を使用しているのでこの2つを理解している方であればすぐにカスタマイズは可能です。

また、SUM関数やVLOOKUP関数に関するブログ記事がたくさんネットで見れ、比較的簡単に理解できますので、
「SUM関数やVLOOKUP関数」は今はわからないけど、勉強してみようかな」とチャレンジ精神がある方もぜひ使いながら勉強してみて欲しいと思います。

私はこの【受注・発注・在庫管理シート】を作るまで、VLOOKUP関数について知りませんでした。

※GAS(Google Apps Scriptの略。エクセルでいうVBAですね。)は使っていません。

●機能について

【受注・発注・在庫管理シート】は簡単な
・受注
・発注
・在庫管理

が含まれています。

スプレッドシートは月単位

1つのスプレッドシートで1ヶ月分としています。月ごとに1つ、月が変わったらスプレッドシートをコピペし追加します。

※現在、見本と2021年1月分を作成してあります。

各シート

スプレッドシートの中はシートごとに、受注シート、発注日別シート、商品台帳(在庫ありとなし)シートを分けています。発注する日ごとにコピペで増やしていきます。

業務中に主に触るのは「受注シート」と「発注シート」と「在庫シート」です。
受注からコピーして該当の発注日のところへペーストすると、在庫シートにある在庫表へ反映される仕組みです。

在庫シートは自動で反映されるセルの他に、手動でプラス、マイナスできる欄をそれぞれ設けています。

●内容について

今回はイメージしやすいように、馴染みのある「お弁当」を商品に見たてて作成しました。
私が名古屋市民なので、味噌煮込みうどんやひつまぶしの受注やうどんや白米の発注といった名古屋名物を仮の商品にしてみました。笑

登場する会社は、
A:商品の販売会社(コンビニやスーパーなど)《24hマート》
B:食品の加工会社(セントラルキッチンなど)《食品加工会社》
C:食材の卸売業者(市場や農家さん、JAなど)《食材卸売会社》
の架空の3社です。

【受注・発注・在庫管理シート】
「B:食品の加工会社(セントラルキッチンなど)《食品加工会社》」
で使用する目的として作成しました。

使用される方は、商品名が味噌煮込みうどんやひつまぶしなどの名古屋名物を自社の商品名や商品コードに変更して使用してください。

●流れについて

今回作成した【受注・発注・在庫管理シート】は受注と発注をミックスさせたところに特徴があります。

受注のみの会社さんや発注のみの業務の方、さまざまだと思いますが、両方含まれていますので流れを一読してカスタマイズしてもらえたらと思います。

【受注〜発注】24hマートから注文商品を受注し、食材卸売業者へ発注する

味噌煮込みうどん×2
きしめん×5
うどん×4
薬味×1

24hマートから上記の注文が入りました。

受注はデータでもらったら受注内容をコピー。手書きの紙でもらったらデータ入力をします。

今回はわかりやすいようにあらかじめ受注シートに受注内容を記入しています。

次に発注日のシートへ移動して、K2の赤枠にコピペします。

すると、在庫の有無が振り分けられ、在庫のない商品は発注書へ反映されます。

発注年月日と発注Noを手入力して発注書部分のみPDFで保存したら発注書の完成です。

【在庫】在庫の仕組み

味噌煮込みうどんには「うどん,赤味噌,ねぎ,鶏肉,卵」が含まれています。
弊社にはうどんの在庫はなく、赤味噌、ねぎ、鶏肉、卵、の在庫はありますのでうどんは発注し、赤味噌、ねぎ、鶏肉、卵はそれぞれ在庫を減らす処理が行われます。

※味噌煮込みうどん、きしめん、うどん、薬味、それぞれに含まれる食材などが合計数分減っています。

【在庫】在庫シートのセルについて

上段がプラスされるセル、下段がマイナスされるセルです。

先ほどの画像で枠を色分けした通りですが、手動で在庫を減らしたり増やしたりしたいときはオレンジ枠は自動で在庫数が減るセルになっていますのでここは触らず、青枠と緑枠を使用してください。

・青枠:手動でプラス
・緑枠:手動でマイナス

【受注・発注・在庫管理シート】の使い方

1:【受発注_在庫管理_#月】シートをコピー

観覧専用となっていますのでコピーしてお使いください。

2:日付の変更

カレンダー日付の部分は8/1や8/2を9/1や9/2へ変更しますが、スプレッドシートの「検索と置換」を使って月部分のみ変更します。

※フォルダ内にある9月分はすでに対応済みです。10月分以降を作成する際は対応をお願いします。

[受注・発注・在庫管理→在庫9月シート→編集→検索と置換]

日付を変えたら曜日や非可動日の背景を灰色に変更するなど好きなように変更してください。

3:リンクの変更

コピーしますと、「前月繰越」に連携されたスプレッドシートのリンクが変更されますのでそちらの変更をお願いいたします。

[受注・発注・在庫管理→在庫9月シート→前月繰越セル]

※1セル変更したら「前月繰越」と「出荷」の2セルを選択し、下へコピーしてください。「前月繰越」と「出荷」交互に作成しているので2セルずつコピペしないとズレます!

4:発注日のコピペ

発注日はコピペで日数分(営業日分)を増やしてください。

在庫シートの日付と連動しているため、発注日は半角で「月/日」にしてください。
変更される場合は同じように在庫シートの変更が必要となります。

【受注・発注・在庫管理シート】の購入方法

一通り説明しましたが、実際に見て入力したり変更してみたりするとわかりやすいと思います。

よろしければ500円でシートを販売していますので使ってみてください。わからなければサポートいたします。

支払いについて

支払いはクレジットカード決済のみとなっています。(もしクレジットカード決済以外をご希望の場合はこちらからご相談ください。)

※決済サービスはStripeを使用しています。

青色の枠「クレジットカードでお支払い」をクリックします。

支払い画面が表示されますので、メールアドレスとクレジットカード情報を入力してください。

¥500支払うをクリックすると、決済処理が行われます。

決済処理が完了するとフォルダが入ったGoogle Driveへ自動的に飛びます。

コピーして自由にお使いください。

ファイルについて

「受発注_在庫管理シート_ver.1」フォルダの中に

・受発注_在庫管理_(見本)月
・受発注_在庫管理_#月

2つのファイルが入っています。(見本)月は2020年8月、#月は2021年1月の日付になっていますので、#月のシートを必要月日に変更してご使用ください。

青ボタンからクレジットカード決済のみになりますが、500円でご購入いただけます。

クレジットカードの決済完了されましたら、スプレッドシートが含まれたGoogleのフォルダに自動的に飛びます。

スプレッドシートをコピーしてお使いください。

最後に

実はこの元となったシートは知り合いから依頼されて出来上がるまで3週間かかりました。。。笑
他の仕事と並行しながら、かつ、ゼロから作るとどうしても時間がかかってしまいます。

ちょっとしたフレームのようなものがあれば編集やカスタマイズだけで使えるようにならないかと改良したものがこの【受注・発注・在庫管理シート】になります。

業務効率が目的なので、私のように3週間かけず、ご覧いただいた方が少しでもスムーズに業務効率化となれば嬉しいです!

【受注・発注・在庫管理シート】に関して不明な点がありましたらご連絡ください!また、感想やご意見などいただけると喜びます。

ご覧いただきありがとうございました!