フリーランスWebエンジニアが初めて請求書を作成する時にわからなかったまとめ

現在フリーランスのWebエンジニアとして働いているのですが、初めての請求書作成の時にわからないことだらけで苦労しました。

当初は依頼者側(制作会社さんやクライアントさん)から支払い先の口座を聞かれて支払いをしてもらう、受け身な考えでいたからです。

しかし、フリーランスの場合は自ら支払い条件を確認し、それにそって請求書を作成しなければならないと知り、あわてて準備と確認をし、作成した時のことをまとめました。

フリーランスが作業前に確認しておくべき事項

フリーランスの初めの頃はお金のことは聞きづらいですよね…
そもそもお金のことを聞いてもいいものか?どうやって聞けばいいのか?失礼ではないのか?
すごく不安でした。
わからない点を聞くだけで何時間も迷ったりしてました笑

ですが、お金のことを聞くことは全く問題ありません。
むしろちゃんと聞いておくようにしないと、後からよっぽどめんどくさいことになりかねませんので適切に聞くようにしましょう。

作業の金額(報酬)

まず金額を確認しましょう。
金額は相手の方から聞かれることが多いので自分の希望金額を提示します。

Web制作の場合は時給や1ページあたり〇〇円等の成功報酬で決めることが多いです。

しかし1ページあたりの工程数やボリュームにもよるので、デザインを見せていただいて案件ごとに金額を決定することもあります。

消費税と振込手数料

先ほど決めた金額は消費税は含まれた金額なのか?または外税か?振込手数料はどちらが負担するのか?

細かいところではありますが、先にはっきりしておくとスムーズに請求書を作成できるので事前に聞いておきましょう。

入金期日と実際の入金時期

制作会社からの外注案件の場合は末締め翌末日払いや翌々月○日払いと企業が決めていますので支払い時期を聞いておきましょう。

請求先企業の情報

請求書に記載する請求先企業情報は必須事項になります。
このあたりは請求書作成のタイミングでも構いませんが、相手から聞いておくべきことはバラバラに聞かずにまとめて箇条書きで聞いておいた方がいいですね。

なので金額や振込時期などと一緒に先に聞いておくことをオススメします。

請求書作成のタイミング

継続して案件をいただける場合は1ヶ月ごとに請求書を作成、
または一度のみの単発案件であれば案件ごとの請求になります。

どちらかは企業と案件にもよりますので臨機応変に。

必要になった時にすぐ作成して提出しましょう。

請求書の作成方法

IT系の制作会社であれば紙で請求書を書くことはあまりないと思います。
しかし、クライアントさんによっては紙の請求書が欲しいところもあると思います。

紙もデータも作成の際に記載する内容は変わらないのですでに世の中にある便利なサービスや請求書フォーマットを使いましょう。

オリジナリティを求めてゼロからエクセルで作成してもいいですが、、、
私はオリジナリティより時間節約を選びます。笑

クラウド会計ソフトfreeeで請求書を作成する

フリーランスのWebエンジニアならばオススメしておきたいのがfreeeです。私はWebエンジニアになる前からずっと使っています。

個人事業はじめた当初は弥生の青色申告ソフトを購入しましたが、2〜3年目からfreeeを使っています。

現在はfreeeのスタンダードプラン(1,980円/1ヶ月)を契約しています。
年払いだと2ヶ月分割引になっており、19,800円になります。

20,000円は少し高いと感じるかもしれませんが、うんざりするほど超面倒な経理を楽にしてくれます。
また、年に1度の確定申告の際はfreeeの指示に従って申告書類に従っていくだけなので、20,000円が安くありがたく感じます。

年商1,000万円以下の消費税の申告が必要ないのであればスタータープラン(980円/1ヶ月)でもokです。

私はすでにfreeeを契約しているので、そのままfreeeで請求書を作成していますが、必要事項を入力していくだけなので5分以内に請求書を作成できてしまいます。

発行した請求書の支払い状況やこちらのステータスなんかも管理できるのでフリーランスになりたての方や今後独立しようと考えている方はfreeeがおすすめです。

全自動のクラウド会計ソフト

エクセルのテンプレートで作成する

クセルに慣れているならエクセルで作成してもいいでしょう。
「エクセル テンプレート」で検索すると無料のテンプレートがあります。

請求書エクセルテンプレート – ビジネステンプレート

請求書の無料エクセルテンプレート – misoca

請求書 – Office.com

スプレッドシートで作成する

会計ソフトのfreeeに契約していなかったら私ならスプレッドシートで作成します。
なぜならクラウド保存できて管理が楽なので。

スプレッドシートの場合は「スプレッドシート 請求書 アドオン」で検索するとたくさんのテンプレートがでてきますので好きなデザインや仕様のものを探してみてください。

請求書自動作成 – CLOUD STORE

効率アップに!Googleスプレッドシードのおすすめアドオン5選 – NET BIZA

その他の請求書作成サービスやツール

Misoca

請求書や納品書作成サービスのMisoca(みそか)は請求書作成サービスの中では有名です。

請求書関連でわからないところがあるとググって検索していましたが、Misocaの良質な記事に何度か助けられました。

請求書は月5通までは無料で使えるので、まずは無料で試してみましょう。

クラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca(みそか)

MoneyForwardクラウド請求書

クラウド会計ソフトで有名なマネーフォワードにも請求書作成サービスがあります。

こちらもクラウド会計ソフトfreeeと同じように、会計サービスの一部のサービスとして利用できます。

クラウド会計ソフトの中でも人気なので会計ソフトの登録を考えている方はマネーフォワードを使って、請求書も利用してしまう手もありますね。

請求書が作成できたら

請求書さえできてしまえばあとは送るだけ。

一番多いパターンはデータ(PDF)で送ることが多いのでやり取りしているチャットツールからそのまま送ればokです。

紙だと封筒を用意したり何かと手間ですが、データで送ることができるとこれで終了です。

あとは期日通りに振り込まれているか確認しましょう。

まとめ

個人事業7年生になっても請求書や見積書の発行は本当に面倒でおっくうでできればやりたくないものです。

最初に相手に色々聞いた時は不安でよくわからずに聞いていました。
しかし、何度も請求書を作成しているといずれ慣れてきます。

最初のうちは無料でサービスを利用できるところばかりです。

無料サービスを使ってなるべく負担を減らし、余裕が出てきたら自分が使いやすいサービスを利用するようにしましょう。